Sharp Business Systems Sverige AB Sekretesspolicy

Senast uppdaterad: januari 2019

1. Introduktion

Sharp Business Systems Sverige AB (”vi”,  ”oss”, ”Sharp”) tar din integritet på allvar. I följande sekretesspolicy beskrivs vår roll som personuppgiftsansvarig, vilka uppgifter vi samlar in på våra webbplatser, hur och varför vi samlar in dem och dina rättigheter att granska dessa uppgifter.

Som ansvarsfull organisation har vi implementerat ett flertal tekniska och organisationsmässiga åtgärder för maximalt skydd av personuppgifter (såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer) som behandlas via denna webbplats i syfte att uppfylla allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och landsspecifika lagar avseende skydd av personuppgifter. Internet-baserad dataöverföring är emellertid till sin natur behäftad med säkerhetsbrister, varför ett absolut skydd inte kan garanteras. Av denna anledning har alla fysiska personer möjlighet att överföra personuppgifter till oss via alternativa metoder, till exempel telefon.

Avsnitt A) Vår roll som personuppgiftsansvarig

Avsnitt B) Varför och hur vi använder dina personuppgifter

Avsnitt C) Dina rättigheter att granska dina personuppgifter

Avsnitt A) Vår roll som personuppgiftsansvarig

2. Personuppgiftsansvariges namn och adress

Den personuppgiftsansvarige för allmänna dataskyddsförordningen, övriga lagar för integritetsskydd inom EU samt andra förordningar relaterade till datasäkerhet är:

Sharp Business Systems Sverige AB

Box 14098

167 14

BROMMA

Sverige

Tel: +46 8 634 36 00

E-post: GDPR.SBSSE@Sharp.eu (för förfrågningar angående personuppgifter)

Webbplats: www.sharp.se

Vi har dessutom en sekundär personuppgiftsansvarig för denna webbplats:

Sharp Electronics GmbH

Nagelsweg 33-35, 20097, Hamburg, Germany

Tel: 0049- (0)40 2376-0

E-post: Dataprotection.seg@sharp.eu

Webbplats: https://www.sharp.se/cps/rde/xchg/se/hs.xsl/-/html/energy-solutions.htm

I egenskap av personuppgiftsansvarig organisation ansvarar vi för hur vi arkiverar, använder och skyddar personuppgifter. Dessutom är vi skyldiga att svara på förfrågningar avseende användningen av dina personuppgifter. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta oss enligt nedan:

2.1 Dataskyddsombudets namn och adress

Sharp Europe har ett dataskyddsombud baserad på huvudkontoret i London samt dataskyddskoordinater inom varje enhet. Vid frågor om datasäkerhet, kontakta vår lokala dataskyddskoordinator:

E-post: GDPR.SBSSE@sharp.eu

För kontakt med dataskyddsombudet för Sharps europeiska huvudkontor, använd följande e-postadress:

E-post: DPOEurope.SEE@sharp.eu

Avsnitt B) Varför och hur vi använder dina personuppgifter

3. Insamling av personuppgifter och allmän information

3. Insamling av personuppgifter och allmän information

Vi samlar in dina personuppgifter när du skapar ett konto hos oss, köper produkter eller tjänster av oss, fyller i formulär som vi tillhandahåller, skickar en rapport eller ett meddelande avseende våra produkter eller tjänster, kontaktar oss via telefon eller e-post eller på annat sätt kommunicerar med oss direkt.

Vi samlar in följande typer av personuppgifter:

Kontaktinformation: information som gör att vi kan kontakta dig, såsom namn, adress, e-postadress och telefonnummer relaterade till ditt konto, en beställning eller en förfrågan.

Betalningsinformation: betal- eller kreditkortsuppgifter och bankkontouppgifter som du uppger vid betalning av produkter eller tjänster som du köper av oss.

Inköps- och kontohistorik: poster relaterade till inköpta produkter eller tjänster.

Personuppgifter i rapporter eller meddelanden som du skickar till oss: Om du skickar information till oss om våra produkter eller tjänster via vår webbplats samlar vi in de personuppgifter som du uppger.

Poster med diskussioner eller frågor: vid kontakt med oss via e-post eller telefon sparar vi dessa poster. Vi spelar även in samtal till vår kundsupport i utbildningssyfte och för att vi ska kunna upprätthålla en hög servicekvalitet.

Hur du använder vår webbplats: När en användare eller ett automatiserat system besöker webbplatsen samlas allmänna data och allmän information in. Dessa data lagras i serverns loggfiler. Vi samlar in (1) typ och version av aktuell webbläsare, (2) aktuellt operativsystem, (3) den webbplats varifrån besöket till vår webbplats görs (så kallade remittent), (4) underwebbplatser, (5) datum och tid för besöket, (6) IP-adress, (7) Internet-operatör och (8) övriga liknande data och information som kan vara användbara i händelse av intrång i våra IT-system.

Vi behandlar och använder inte dessa webbplatsdata. Snarare används denna information i syfte att (1) distribuera innehållet på vår webbplats korrekt, (2) optimera webbplatsens innehåll och annonser, (3) säkerställa långsiktig brukbarhet för våra IT-system och vår webbplatsteknik och (4) överlämna nödvändig information till rättsväsendet för väckande av åtal i händelse av en cyberattack. Den personuppgiftsansvarige analyserar därför anonymt insamlade uppgifter och information statistiskt i syfte att öka Sharps dataskydd och datasäkerhet, samt säkerställa optimalt skydd av de personuppgifter vi behandlar. De anonyma uppgifterna i serverloggfilerna lagras separat från alla personuppgifter som en fysisk person tillhandahåller.

4. Rättslig grund för behandling

Vi begränsar insamling av personuppgifter till endast sådana som är absolut nödvändiga för att vi ska kunna utföra våra lagliga eller affärsmässiga åtaganden. I vissa fall kan emellertid tillhandahållande av personuppgifter till viss del krävas av lagenliga orsaker (till exempel skatteregler), som del av avtalsmässiga förhandlingar eller som del av en tillhandahållen tjänst. Om personuppgifter i dessa fall inte skulle vara disponibla skulle konsekvensen bli att avtalet eller tjänsten inte skulle kunna uppfyllas för den fysiska personen, varför dessa anses som legitimt intresse för behandling.

Nedan beskrivs:

• syftena med insamling av dina personuppgifter
• de olika kategorierna av uppgifter som behandlas i dessa syften
• den rättsliga grund som tillåter oss att behandla dina personuppgifter
• den tid vi sparar dina personuppgifter

Innan du uppger dina personuppgifter kan du kontakta vår nordiska dataskyddskoordinator som kan klargöra om personuppgifter krävs av lagenliga eller avtalsmässiga skäl, om du är förpliktigad att uppge personuppgifter samt vilka konsekvenserna blir om du inte uppger några personuppgifter.

5. Samtycke

Då den rättsliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är ditt samtycke kan du när som helst återkalla ditt samtycke. Det är inte till förfång för dig på något sätt att återkalla ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke betyder det inte att behandlingen av dina personuppgifter som vi gjorde före återkallandet är lagstridig.

Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta vår nordiska dataskyddskoordinator; se kontaktinformationen i avsnitt 2.

6. Hur vi delar din information

Vi delar dina personuppgifter med följande parter:

Vår personal: Dina personuppgifter är tillgängliga för vår personal, men endast när detta är nödvändigt med avseende på deras arbetsuppgifter.

Företag i samma koncern som Sharp: I syfte att tillhandahålla tjänster till dig.

Partner och återförsäljare: I syfte att besvara frågor om produkter och tjänster som inte tillhandahålls direkt av Sharp.

Fraktföretag: För leverans av beställda produkter.

Kreditupplysningsföretag: För verifiering av din identitet och information om saknade eller försenade inbetalningar eller andra händelser som kan påverka din kreditbedömning.

Övriga tjänsteleverantörer och rådgivare: Till exempel företag som hanterar våra IT-tjänster, analyserar våra sparade uppgifter, behandlar betalningar, skickar information till våra kunder, tillhandahåller juridisk eller finansiell rådgivning och levererar våra tjänster till dig.

Stat eller tillsynsmyndigheter: Då vi enligt lag måste bistå vid undersökningar eller liknande aktioner.

Polis och rättsväsende: Då vi måste bistå vid undersökningar eller brottsförebyggande åtgärder.

Vi lämnar inte ut några personuppgifter till andra parter än de som redovisas ovan. Vi kan förse andra tredjepartsföretag med statistikinformation och analyser, men innan vi lämnar ut informationen sammanställer vi den så att ingen person kan identifieras utifrån denna information.

Externa tjänsteleverantörer: Sharp anlitar externa tjänsteleverantörer för assistans med exempelvis informationsteknik och andra administrativa supporttjänster för drift av denna webbplats. 

Brottsbekämpande organ och tillsynsmyndigheter: om vi måste avslöja eller dela dina personliga data för att tillmötesgå lagkrav eller bestämmelser 

7.   Ändringar beträffande företagsägande och kontroll
Vi kan överföra, sälja eller överlåta information som beskrivs i denna Integritetspolicy till tredjeparter till följd av försäljning, sammanslagning, konsolidering, ändringar beträffande kontroll, överföring av tillgångar eller omorganisation av vårt företag. Då vi är involverade i sammanslagning, förvärvande eller försäljning av tillgångar behandlar vi alltid dina data i linje med dina friheter och rättigheter och enligt förtroendeavtal mellan parterna.

8. Överföring av personuppgifter

Vi överför för närvarande inte personuppgifter utanför EU och EES.

9. Cookies

Vår webbplats använder cookies. Cookies är textfiler som lagras på datorns disk via en webbläsare.

Många webbplatser och servrar använder cookies. Dessa använder så kallade cookie-ID, vilket är en unik identifierare för en viss cookie. Denna ID består av en teckensträng som kan kopplas till specifika webbsidor eller servrar via den specifika webbläsare som har lagrat cookien. På så sätt kan besökta webbsidor och servrar särskilja användarens specifika webbläsare från andra webbläsare som har lagrat andra cookies. En specifik webbläsare kan således identifieras med hjälp av cookiens unika ID.

Tack vare användningen av cookies kan vi erbjuda våra webbplatsbesökare mer relevanta tjänster och innehåll, vilket annars inte skulle vara möjligt. Här hittar du mer information om vår Cookie Policy

10. Profilering

Profilering består av analys av personuppgifter (exempelvis besökta webbsidor, klickade länkar och filhämtningar) på ett automatiserat sätt för identifiering av eller förutsägelse av webbanvändares beteende.

Vissa användare kan profileras via plattformar för automatiserad marknadsföring om dessa personuppgifter behandlas och lagras på en sådan plattform. Användare kan avböja detta genom att återkalla sitt samtycke via samtyckesalternativen i våra digitala kommunikationskanaler, använda en anonymiserad webbläsare eller kontakta vår dataskyddskoordinator.

Vi tillämpar för närvarande inte profilering på vår webbplats. Om vi börjar tillämpa profilering kommer vi att specifikt informera dig om detta.

11. Registrering och webbformulär

Vissa användare kan registrera sig på vår webbplats med personuppgifter via ett registreringsformulär, exempelvis för vår partnerportaltjänst eller vår onlineutbildning (Academy). Dessa personuppgifter (namn, e-postadress, datum och tid för registrering etc) registreras i syfte att tillhandahålla den aktuella tjänsten, verifiera användarens identitet och tillhandahålla säker inloggning till en säker webbmiljö. Sharp kan därmed även ge eller neka tillträde till en tjänst till följd av missbruk av denna.

Användare kan även uppge sina personuppgifter via ett formulär för en allmän sälj- eller tjänsteförfrågan. Personuppgifterna lagras då automatiskt via e-post hos Sharp-kontakten. Sådana personuppgifter överförs på frivillig basis och lagras i syfte att kunna kontakta användaren angående dennes förfrågan. Samtycke kan dessutom ges via ett formulär via andra kommunikationskanaler såsom marknadsföring. Detta samtycke ges frivilligt via en speciell funktion (se avsnitt 11 nedan).

Dessa personuppgifter kan även vidarebefordras till andra företag och partner i Sharp-koncernen för hantering av en förfrågan som avser ett annat affärsområde än det som användaren valde när denne skickade förfrågan. Personuppgifterna kan även vidarebefordras till en tredje part såsom ett CRM-system eller en plattform för automatiserad marknadsföring; i detta fall är Sharp emellertid fortfarande personuppgiftsansvarig part.

12. Försäljnings- och marknadsföringsinformation

Som användare av Sharps webbplats kan du även uppge dina personuppgifter vid registrering för vissa försäljnings- och marknadsföringstjänster, till exempel för att anmäla ditt intresse för en produkt eller tjänst, prenumerera på nyhetsbrev via e-post eller anmäla dig till ett evenemang. Vi informerar regelbundet våra användare, kunder och affärspartner om produkter, tjänster och kampanjer via vår försäljnings- och marknadsföringsinformation. Användarna kan via olika kanaler samtycka till att ta emot denna information, och kan även välja att när som helst återkalla sitt samtycke. Information för befintliga kunder såsom debiterings- och avtalsinformation betraktas som legitimt intresse, och utgör därmed en del av tjänsten. För marknadsföringsinformation kan denna förmedlas endast till användare som (1) har en giltig e-postadress, telefonnummer eller postadress och (2) har registrerat sig för marknadsföringstjänsten. Förstagångsanvändares e-postadress behöver bekräftas via ett extra e-brev. Detta bekräftelsebrev används för att påvisa att innehavaren av e-postadressen är behörig att ta emot marknadsföringstjänsten.

Vid registrering för marknadsföringsinformation lagrar vi dessutom IP-adressen för den dator som används vid registreringen, samt registreringsdatum och registreringstid. Insamling av dessa uppgifter är nödvändig för att det ska vara möjligt att spåra eventuellt framtida missbruk av användarens e-postadress, och tjänar därför som rättsligt skydd för den personuppgiftsansvarige.

De personuppgifter som samlas in vid registrering för mottagande av marknadsföringsinformation används endast för sändning av vår specifika marknadsföringsinformation, såvida ingenting annat anges i samtyckesformuläret. I vissa fall används tredjepartsplattformar såsom leverantörer av automatiserad marknadsföring och CRM-system för behandling av dessa uppgifter. Alla tredjepartsleverantörer har GDPR-förenliga personuppgiftsbiträdesavtal med Sharp Business Systems Sverige AB, och alla data hanteras och ägs av Sharp. Användaren kan när som helst återkalla sitt samtycke till marknadsföringsinformationen eller informationslagringen. För digital marknadsföringsinformation innehåller varje skickat meddelande en länk för återkallande av samtycke. Alternativt kan du återkalla ditt samtycke genom att kontakta vår dataskyddskoordinator enligt kontaktinformationen i avsnitt 2.

13. Spårning och analys

Marknadsföringsspårning

Vår marknadsföringsinformation innehåller ibland så kallade spårningspixlar. En spårningspixel är miniatyrgrafik inbäddad i e-brev, på startsidor etc i HTML-format som möjliggör registrering och analys av loggfiler. Detta gör det möjligt att göra en statistisk analys av utfallet för en online-reklamkampanj. Utifrån den inbäddade spårningspixeln kan den personuppgiftsansvarige fastställa om och när en marknadsföringsåtgärd och specifikt innehåll visades eller hämtades av en användare, och använda denna information för att rikta mer relevant innehåll till användare nästa gång de besöker webbsidan. Du kan återkalla ditt samtycke till detta antingen via samtyckeslänken som finns i varje meddelande, eller genom att kontakta vår dataskyddskoordinator.

Google Analytics

Vi använder Google Analytics för spårning, rapportering och optimering av vår webbplats (antal besökare, var besökarna finns, besökta sidor etc). Denna spårning erhålls i sammanställd form, och inte på individnivå.

Operatör för Google Analytics är Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View,
CA 94043-1351, USA.

Vi använder Google Analytics med anonymiseringsfunktionen (”_gat. _anonymizeIp”) aktiverad. Detta innebär att användarens IP-adress avkortas av Google och anonymiseras vid besök på våra webbplatser från ett EU-land eller annat EES-land.

När en användare besöker vår webbplats via en Google-sökning (via ett vanligt sökresultat eller en betald digital annons) sparar Google Analytics en kaka på användarens disk. Google kan därmed spåra händelseförloppet efter att användaren har klickat på en länk för att gå till vår webbplats. Vid betald digital annonsering betalar vi Google baserat på antal klick vilket säkerställer korrekt rapportering och debitering och dessutom kan förebygga klickbedrägeri. Google samlar in användarens personuppgifter såsom IP-adress, aktuell tid och plats. För varje besök på vår webbplats överförs sådana personuppgifter till Google i USA. Dessa personuppgifter lagras av Google i USA, och kan överföras till tredje part.

Avsnitt C) Dina rättigheter att granska dina personuppgifter

Den fysiska personens (”du”) rättigheter

Du har följande rättigheter enligt GDPR att granska dina personuppgifter:

Rätt till bekräftelse – du kan begära att få veta om vi behandlar uppgifter som är relaterade till dig.
Åtkomsträtt – du har rätt att få se vilka uppgifter om dig som vi har sparat (kallas även krav på tillgång till uppgifter). Du kan kräva att få en kopia av de personuppgifter som vi har sparat, och kontrollera att vi behandlar dessa på ett lagenligt sätt.
Rätt till felavhjälpning – du kan kräva att ofullständiga eller felaktiga uppgifter om dig korrigeras.
Rätt till radering – du kan kräva att bli borttagen ur våra databaser och system om vi inte har någon godtagbar orsak att behandla dina uppgifter, om du återkallar ditt samtycke, om vi sparar dina uppgifter på ett lagstridigt sätt eller om vi är skyldiga att radera dina uppgifter för att efterleva gällande EU-lagstiftning. Om du har motsatt dig att dina personuppgifter behandlas har du rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter.
Rätt till begränsning av behandling – du kan begränsa vilka personuppgifter som får behandlas.
Rätt till dataportabilitet – du kan kräva att dina personuppgifter flyttas till en annan leverantör
Rätt till invändningar – du kan förhindra att dina personuppgifter behandlas på ett visst sätt, eller återkalla ditt samtycke. Du kan invända specifikt mot dataprofilering.

Om du vill utöva dina rättigheter avseende något av ovanstående kan du skicka ett e-brev till oss via GDPR.SBSSE@sharp.eu.

Du kan även vidta andra åtgärder för att begränsa de personuppgifter som vi behandlar:

Avvisa eller återkalla samtycke:

• Då vi registrerar personuppgifter i formulär finns en ruta för samtycke som du kan markera om du vill ha marknadsföringsinformation från oss. Om du inte samtycker skickar vi ingenting till dig såvida inte informationen avser en tjänst som vi tillhandahåller.
• För huvuddelen av vår marknadsföringsinformation, speciellt digital information, kan du där så är praktiskt möjligt avböja fortsatt marknadsföringsinformation.

Förhindra eller ta bort webbspårning:

• Besök vår webbplats via en anonymiserad webbläsare
• Förhindra lagring av cookies genom att ändra webbläsarens inställningar:

           o  Inställningar för cookies i Internet Explorer
           o  Inställningar för cookies i Firefox
           o  Inställningar för cookies i Chrome
           o  Inställningar för cookies i Safari och iOS.

Motsätt dig insamling av personuppgifter via Google Analytics

           o  Hämta och installera ett webbläsartillägg: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
           o  Via detta tillägg instrueras (via JavaScript) att inga uppgifter kommer att skickas till Google Analytics.
           o  Mer information: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/http://www.google.com/analytics/terms/us.html
           o  https://www.google.com/analytics/

• Vi kommer alltid att försöka hjälpa dig att utöva dina rättigheter. I vissa fall kan vi emellertid ha rättslig grund att avvisa din begäran.
• Vi kommer att utan onödigt dröjsmål undersöka din begäran, och under alla omständigheter inom en månad från mottagandet av din begäran. Denna tidsrymd kan förlängas med ytterligare två månader om det visar sig nödvändigt med hänsyn till hur komplex din förfrågan är samt antal förfrågningar. Om sådan förlängning är nödvändig informerar vi dig inom en månad från att vi har tagit emot din begäran tillsammans med orsaken till fördröjningen.
• I händelse av att vi inte vidtar några åtgärder för din begäran informerar vi dig om orsaken till detta.
• Inlämna ett klagomål till tillsynsmyndigheten: om du inte samtycker till vårt beslut avseende din begäran eller anser att vi bryter mot gällande personuppgiftslag kan du inlämna ett klagomål till en tillsynsmyndighet inom EU. Du kan kontakta tillsynsmyndigheten för Sverige via kontaktinformationen på dess webbplats https://www.datainspektionen.se/lagar--regler/dataskyddsforordningen/

14. Uppdateringar av denna policy

Vi kan tid efter annan komma att uppdatera denna sekretesspolicy om vi förändrar vårt sätt att behandla personuppgifter (till exempel om vi implementerar nya system eller rutiner som medför ny användning av personuppgifter), eller behöver förtydliga någon information i detta tillkännagivande. Gjorda ändringar kommer att vara i samklang med gällande personuppgiftslagar.

Vi rekommenderar att du regelbundet kontrollerar om det finns någon uppdatering av detta tillkännagivande. Vi kommer även att informera dig direkt när någon ändring görs, i det fall vi enligt lag är skyldiga att göra detta.